如何确定要建立文档的网络信息。
如何收集你需要的信息。
如何建立最好的文档。
首先让我们来看一下这些努力的价值所在。
为什么要建立网络文档
作为网络管理员，现在可能已经有好多工作在等待着你的完成，比如对服务器的日常维护、对网络问题的反馈、升级的计划和实施以及参加无休止的会议等。在这种情况下，你心中肯定存在着疑问：为什么要花费宝贵的时间去建立网络文档呢？原因就在于网络文档的建立能够带来多种好处。你的网络文档可以：
帮助解决问题——当网络出现问题的时候，网络文档能够为你提供帮助，做你解决问题的向导。这可以节省时间和金钱。
帮助培训新员工——有了网络文档的帮助，新来的员工能够迅速的适应自己的工作。这可以节省时间和金钱。
为承约人和咨询顾问提供帮助——承约人和咨询顾问的服务费用通常是很高的。如果他们需要了解网络的详细情况，网络文档的存在可以为他们节省大量的时间。这也可以为公司节省时间和金钱，是老板们所赞赏的。
制定计划
与其他的项目一样，网络文档的建立也需要制定一些计划。有一点必须要记住，那就是网络文档的建立主要是一个通信项目。你的工作就是把网络的技术信息收集起来，把他们提供给那些对网络不太熟悉的人，让他们了解你所了解的情况。在制定计划的阶段，你必须要确定要建立文档的网络信息、到哪里去收集你需要的信息以及如何建立最好的文档。
确定要建立文档的网络信息
如果你是第一次接触某个网络，那么你想要了解哪些信息呢？这些信息就是你要建立的网络文档中应该包含的信息。用明确而又实用的格式把这些信息建立成文档。这就是网络文档要包含的内容。
同时，你还需要确定在需要建立文档的网络信息中，有哪些信息是需要立即建立文档的，有哪些信息可以再稍微等等。因为你不可能一口气完成全部的工作。
尽管每一个网络都有自己的特色，但还是有一些相同的地方，下面的这些信息基本上都需要建立网络文档：
网络布局——网络布局通常是通过图表的形式显示出来的，包括主要的网络节点，例如路由器、交换机、防火墙、服务器以及它们之间的相互连接。网络布局中通常不包括打印机和工作站。
服务器信息——包括服务器上需要控制或管理的全部信息，例如姓名、功能、IP地址、磁盘配置、操作系统和服务软件、购买日期和地点以及产品授权等等。
路由器和交换机端口分配——包括WAN构造、VLAN甚至网络节点端口分配的详细信息。
网络服务构造——网络服务，例如DNS, WINS, DHCP和RAS，对于网络的运行是十分重要的。在文档中要详细描述它们的构造。尽管通过检查服务器也可以获取网络服务构造信息，但把这类信息建成文档可以节省获取信息的时间。
网络性能和路径——你可以通过Windows NT的Policy Editor或是Windows 2000的Group Policies来限制用户的网络性能。还可以在服务器而不是机器上设置网络路径。这些信息也应该包括在文档当中。
关键应用程序——网络文档中应该包含的关键应用程序的信息包括：这些应用程序应该如何维护？这些应用程序通常会出现哪些问题？如何解决这些问题？
程序——程序本身就是非常重要的，是执行政策的最基本的途径。程序信息的内容非常广泛。例如，可能会有这样一条政策：“网络禁止未经授权的用户访问”。然而，要想执行这一政策需要大量的努力。要经过一系列的程序，包括防火墙、网络协议、密码和安全设置等。可能同时还要包括处理用户提出的问题的程序以及服务器日常维护的程序。
从哪里获取信息
如果你要为自己管理的网络建立文档，那么你对这个网络的了解可能要比任何人都多。即使需要建立文档的网络信息不是存在于你的大脑之中，你可能也知道如何获取他们。但是如果现在你要为其他人管理的网络建立网络文档，不管你的身份是网络支持人员、新的管理者还是咨询顾问，你都不能仅仅依靠自己的力量。为了收集必要的详细信息，你必须要同其他的管理员进行广泛的接触，对他们进行访问。
从管理员那里获取你所需要的信息可能并不是一件容易的事。首先，公司的政策可能会对你的工作造成阻碍。管理员可能会把你当成外人，也可能会觉得网络文档的建立对他是一种威胁或是觉得网络文档的建立根本就没有必要。在这些情况下，为了获取必要的信息，你必须要充分展示外交官的技巧，寻找途径克服障碍。也许你可以让管理员觉得他们自己是整个网络文档项目中非常重要的一员。
即使网络管理员愿意为你提供帮助，你们之间的交流也可能会出现问题。很多情况下，人们会忽视那些他们认为显而易见的问题，但是在其他人的眼里这些问题可能并不是那么的显而易见。还有一种可能，有的人可能能够很好的完成工作，但却不知道如何向他人描述自己的工作。在与其他的管理员进行交流的时候，你必须既耐心又顽强，为了获取自己想要的信息，你可能要从多个不同的角度提出相同的问题。有的时候你自己还要亲自做一些调查工作。
如果在建立网络文档的项目中你的职位是高级网络管理员，前任管理员没有留下任何信息，而普通的员工又无法为你提供帮助，那么你就要自己从网络中寻找信息了。这就要包括追踪电缆、访问服务器构造和路由器/交换机构造等。
如何建立文档？
在获取了自己需要的全部信息之后，你就要想办法用尽可能有效的方式与其他人交流这些信息。当然，你可以用文字处理软件例如Microsoft Word以叙述的形式把这些信息写下来，但对于要了解信息的人来说，读这样的文档实在是太单调乏味了。对于大多数技术材料来说，最好能够使用图解的形式来提供一些信息。在另外的一些情况下，信息还可以通过表格的形式体现出来。关键在于尽可能有效的与他人进行交流，可以使用必要的任何工具。
以图解的方式来提供网络信息，最有效的工具之一就是微软公司的Microsoft Visio，它的应用可以帮助你快速的拖拽网络配置，例如服务器和交换机，把它们放到你的图表之中。下图就是一个例子。在介绍方法或程序时，你可以以流程图的形式来提供信息，可以使用Microsoft Visio或是其他的流程图制作软件。
以下向大家介绍了一些建立网络文档可以使用的工具。
制图软件：系统介绍网络布局WINS 复制伙伴交换机端口分配打印机位置工作流程（一些程序）电子表格：服务器文档工作站文档维护时间表文字处理软件：程序系统描述
回报
尽管建立网络文档需要花费大量的时间，但却是非常重要而且是十分必要的。拿出时间来为网络文档的建立制定一个合适的计划。要考虑的不仅仅是文档中要包含哪些信息，还有这些信息之间相比较的轻重缓急。认真的计划一下如何获取自己需要的信息，如何将这些信息制作成文档。当网络文档在解决问题、培训新员工和完成外部任务等方面发挥了作用时，你所付出的努力就得到了回报。
